Görev Oluşturma
Görev oluşturmayı, oluşturduğunuz görevlerin detaylarını girebilmenizi, görev üzerinde işlem yapabilmenizi ve ekip arkadaşlarınızla görev üzerinde iletişim kurabilmenizi sağlar.
Last updated
Görev oluşturmayı, oluşturduğunuz görevlerin detaylarını girebilmenizi, görev üzerinde işlem yapabilmenizi ve ekip arkadaşlarınızla görev üzerinde iletişim kurabilmenizi sağlar.
Last updated
Görevler iş takip programının en temel özelliğidir. Çalışanlarınıza iş atamak, şirket işlerinizi takip etmek ve proje planı oluşturmak için görevler oluşturursunuz.
Görev oluşturmak için görevi oluşturmak istediğiniz projeye gidin ve "Oluştur" butonuna tıklayın. Karşınıza çıkan Görev Ekle sayfasından yeni bir görev oluşturabilirsiniz.
Görevin görünen adıdır. Kısa ve net bir isim olmalıdır. Zorunludur.
Görevle ilgili görevlilere bilgi vermek ve görev sonunda nasıl bir sonuç elde edilmek istendiğini burada belirtirsiniz.
Görevin önceliğini belirtmek için Çok Yüksek'ten Çok Düşük'e kadar 5 farklı değer verebilirsiniz.
Öncelik değeri son tarihi olmayan görevlerin sıralamasında kullanılır.
Başlangıç Tarihi: Görevin başlaması gereken tarihi belirtir.
Bitiş Tarihi: Görevin bitmesi gereken tarihi belirtir.
İki tarih bilgisi de isteğe bağlıdır. Şu şekilde ayarlamanız önerilir:
Görevin teslim edileceği tarih belli değilse, işleri tarihe bakılmaksızın listedeki sırasıyla yapıyorsanız veya işi henüz yapmaya karar vermediniz ve bir fikir olarak eklemek istiyorsanız tarih değerlerini boş bırakın.
Görevin sadece teslim tarihi önemliyse ve ne zaman başlanılacağı önemli değilse sadece bitiş tarihi koyun.
Çalışanınızın zaman planını ve hangi günlerde ne kadar yoğun olduğunu görmek istiyorsanız her iki tarihi de koyun. Bu görevler Gantt Çizelgesinin "Üyeler" görünümünde gösterilir.
Bitiş tarihi Görevler sayfasında ve Ana Sayfada görevlerin sıralamasında da kullanılır.
Görevin süresini ekleyerek görev üzerinde çok vakit harcanmamasını sağlar. Tahmini süre özelliğini görev formuna eklemek ya da çıkarmak için Proje Ayarları sayfasını kullanmalısınız.
Görevleri belli konularda gruplandırmak için kullanılır. Görevi oluştururken yeni bir etiket de oluşturabilirsiniz ya da var olan etiketlerden seçebilirsiniz. Etiketler hakkında detaylı bilgi için Proje Ayarları sayfasını inceleyin.
Bu bölümden mevcut bir müşteriyi seçebilir veya doğrudan yeni bir müşteri kaydı oluşturabilirsiniz.
Bir göreve istediğiniz kadar görevli ekleyebilirsiniz. Şirketinizin diğer birimleriyle birlikte çalışabilmeniz için görevlere proje üyesi olmayan kişileri ekleyebilmenize izin verilmektedir. Ancak kuruma eklenmemiş üyeleri göreve ekleyemezsiniz. Kuruma nasıl üye ekleyeceğinizi öğrenmek için Kurum Ayarları sayfasını ziyaret edin.
Henüz kimin yapacağı belli değilse görevlere görevli atamayabilirsiniz.
Bir görevi oluşturan kişi onun sahibidir.
Görevi oluşturduktan sonra o görevle alakalı bildirim almak istemiyorsanız görevi düzenleme sayfasından oluşturanını değiştirebilirsiniz.
Cubicl'da görev detayları sayfasında var olan alanlar dışında ihtiyacınız olan alanları görev formlarına ekleyebilirsiniz. Bu alanları kısa metin, uzun metin, sayı, tarih, tarih ve saat ile seçenek listesi gibi tiplerde ekleyebilirsiniz. Örneğin yukarıdaki ekran görüntüsüne Fatura No ve Sipariş No gibi alanlar eklenmiş. Bunları oluşturmak için görevi oluşturacağınız Proje Ayarları sayfasına gitmelisiniz. Yeni Alan Oluştur bölümünde alan adını yazın ve türünü seçin. Ekle+ butonuna tıkladığınızda yeni alan görev formuna kaydedilecektir.
Oluşturulmuş alanlar bölümünde önceden eklediğiniz alanlar yer alır. Bu alandan güncelleme ve silme işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. Ek görev alanlarınız görev detay sayfasında sağ köşede listelenirler. Seçtiğiniz alan türüne göre görev formunda bu alanlara değer yazabilirsiniz.
Göreve bilgisayarınızdan, Google Drive'dan veya Dropbox'tan dosya ekleyebilirsiniz. Google Drive'dan dosya yükleyebilmek için gerekli izinleri vermeniz gerekmektedir.
NOT: Tekrarlayan görevlerde eklediğiniz dosyalar oluşmaz.
NOT: Göreve eklediğiniz dosyalar projenin dosyalar sayfasına yüklenmez. Sadece görevde kalır.
Görev ilerlemesini daha net bir şekilde takip edebilmek için görev aşamalarını adımlar olarak ekleyebilirsiniz. Adımlar tamamlandıkça bildirim alırsınız. Ayrıca adımlar görevler için ilerleme yüzdesini hesaplamak için kullanılır.
Bir görev için 2 adım seçeneğinden birini seçersiniz:
Göreve maddeler halinde alt adımlar eklenir. Görevliler tamamladıkları adımları işaretler. Alt adımlara tıpkı bir göreve verebildiğiniz gibi açıklama, ilerleme çubuğu, alt adım ve görevliler ekleyebilirsiniz.
Alt adımlar hiyerarşik bir yapıya sahiptir. Bu nedenle alt adımların kendi alt adımları da olabilir.
Görevlere düzenleme formundan veya görev detayından alt adım ekleyebilirsiniz. Görev Adımları başlığının altındaki "Yeni adım ekle..." yazan kutuya tıklayın. Adımın adını yazıp enter tuşuna bastıktan sonra adımınız kaydedilecektir. Görev adımını güncellemek için kalem ikonuna tıklayıp düzenlemeleri yaptıktan sonra yeşil tik ikonuna tıklamalısınız.
Görevleri oluştururken karşılaşacağınız sorunlardan biri bir görevin ne kadar kapsamlı olacağıdır. Örneğin bir görevin kapsamını çok geniş tutarsanız çok sayıda adım içerecektir. Bu görevin tamamlanması uzun bir zaman alabilir ve iş takibini düzgünce yapamayabilirsiniz.
Kapsamı çok dar tutarsanız çok sayıda küçük görev oluşturursunuz. Bu durumda görevler tek başına yapılacak işle ilgili yeterince fikir veremeyebilir. Hangi işlerin birbirleriyle ilişkili olduğunu da takip etmeniz gerekir.
İşlerin ne kadar kapsamlı olması gerektiği yaptığınız işe göre değişir. Sizin için en uygun olanını kullandıkça fark edeceksiniz. Ancak şunları göz önünde bulundurabilirsiniz:
Yapılan iş tek başına bir anlam ifade etmiyorsa, tanımlamak için diğer işlere bariz bir ihtiyaç duyuluyorsa bunları tek bir görev altında adımlar olarak oluşturabilirsiniz.
Bir kişinin bir işi yapmak için belli birkaç adımı takip etmesi gerekiyorsa ve bu iş oldukça tekrar ediyorsa bunu tek bir görev olarak oluşturabilirsiniz.
Oluşturduğunuz görevde çok sayıda alt adım varsa, alt adımların çoğuna ayrı ayrı görevliler tanımlamanız gerekiyorsa, görevli olan kişiler görevi tamamlamak için birlikte çalışma ihtiyacı duymuyorsa bu görevi ayrı görevler halinde oluşturabilirsiniz.
Göreve alt adım maddeleri olmadan bir ilerleme çubuğu yerleştirilir. Arayüzde şu şekilde görünür:
İlerleme çubuğunu 2 amaç için kullanabilirsiniz:
Belli sayıda yapılması gereken işleri takip için. Örneğin bir üründen 10 tane yapılması gerekiyorsa ilerleme çubuğu değeri 10 olarak seçilir. Üretilen ürünler için ilerleme çubuğu güncellenir.
İş ilerlemesini yüzde cinsinden göstermek için. Örneğin bir işin tamamlanma oranını %10'luk adımlar halinde görmek istiyorsanız ilerleme çubuğu değeri için 10 girin. İlerleme her artırıldığında 10'da 1, yani %10 ilerleme sağlanır.
Oluştururken Yapılabilir İşlemler
Görev Adı
☑️
☑️
☑️
☑️
Görevli Ekleme
☑️
☑️
☑️
☑️
Önceliğini Değiştirme
❎
☑️
❎
☑️
Açıklama Ekleme
☑️
☑️
☑️
☑️
Başlangıç ve Bitiş Tarihi
❎
☑️
❎
☑️
Dosya Ekleme
❎
☑️
❎
☑️
Etiket Ekleme
❎
☑️
❎
☑️
Müşteri Ekleme
❎
☑️
❎
☑️
Tahmini Süre Ekleme
❎
☑️
❎
☑️
Özel Alan Ekleme
❎
☑️
❎
☑️
Alt Adım Ekleme
☑️
☑️
❎
☑️
İlerleme Çubuğu Ekleme
☑️
☑️
❎
☑️
Tekrarlayan Görev Yapma
❎
❎
❎
☑️
Gizli Görev Yapma
❎
☑️
❎
☑️
Ana Görevden Farklı Projede Oluşturma
❎
☑️
☑️
❎
Oluşturduktan Sonra Yapılabilir İşlemler
Yukarıdaki İşlemleri Düzenleme
☑️
☑️
☑️
☑️
Durum Takibi (Bekliyor, Aktif vs.)
❎
☑️
☑️
☑️
Arşivleme
❎
☑️
☑️
☑️
Takipçi Olma & Ekleme
❎
☑️
☑️
☑️
Silme
☑️
☑️
☑️
☑️
Ana Görev Yapma
❎
☑️
☑️
❎
Aktivite Kaydı Oluşturma
☑️
☑️
☑️
☑️
Gönderi Yazma
❎
☑️
☑️
☑️
Süre Takibi
❎
☑️
☑️
☑️
Hatırlatma Ekleme
❎
☑️
☑️
☑️
Projesini Değiştirme
❎
☑️
☑️
☑️
NOT: İş Akışı aşamaları göreve eklendikten sonra alt görev gibi göreve eklenirler. Bu sebeple oluşturduktan sonra görev düzenler gibi düzenlenebilir.
Tekrarlayan işler için bir kez görev oluşturup tekrarlamasını sağlayabilirsiniz. Zamanı geldiğinde orijinal görevin yeni bir kopyası oluşturulacak ve görevi oluşturan ve görevli olarak atanan kişilere bildirim gönderilecektir.
Görevlerin günlük, haftalık ve aylık bazda tekrarlamasını sağlayabilirsiniz. Haftalık tekrarlayan işler için hafta içinde birden fazla gün seçebilirsiniz. Haftanın seçilen günlerinde her hafta görev tekrarlar.
2 seçeneğiniz var:
Bitiş tarihinde tekrarlama: Görevin bitiş tarihi geldiğinde tamamlanmamış olsa bile görevin otomatik olarak bir kopyası oluşturulur.
Tamamlandığında tekrarlama: Görevin yeni kopyası önceki kopya tamamlanmadan oluşturulmaz.
3 seçeneğiniz var:
Hep tekrarlar: Görev siz sonlandırana kadar hep tekrar eder.
Belli bir tarihe kadar tekrarlar: Seçtiğiniz tarihe kadar görev tekrarlar.
Belli sayıda tekrar eder: Seçtiğiniz sayı kadar görev tekrarladıktan sonra tekrarlaması sonlanır.
Görevi gizli yapmak isterseniz bu alanı kullanabilirsiniz. Görevi gizli yaptığınızda sadece görevi oluşturan ve görevliler görebilir.
Göreve iş akışı eklemek isterseniz bu alandan bir iş akışı seçebilirsiniz. Ancak iş akışı var olan işlere eklenmez, yeni bir görev oluşturmak için kullanabilirsiniz. Daha detaylı bilgi almak için İş Akışı sayfasına geçin.
Oluşturduğunuz görevler projenin görevler sayfasında görünür. Daha detaylı bilgi almak için projenin Görevler sayfasını ziyaret edin.
Alt Adım: Dar kapsamlı görevleri küçük adımlara bölmek ya da görevde yapılacaklar listesi (checklist) oluşturmak içindir. Alt görevlerin aksine alt adımın altında aktivite kaydı oluşturulmaz. Alt adım ile ilgili yapılmış faaliyetlerinizi göreve yazmak durumundasınız.
Alt Görev: Geniş kapsamlı görevleri alt görevlere bölmek içindir. Alt görevlerde normal görev gibi işlem yapılabilir. Bir ana göreve alt görev oluşturabilir ya da var olan bir görevi alt görev olarak oluşturabilirsiniz.
İş Akışı: İş akışı aşamaları oluşturulurken sadece görevin adı, açıklaması, hangi projede olacağı ve görevlileri seçilebilir. Ve göreve eklenince ana görevde alt görev gibi oluşur. Önceden şablon gibi kaydedilir ve göreve iş akışı olarak eklenir. Bu sebeple bu aşamalar tekrar eden, benzer süreçlere sahip görevler içindir. Eklediğiniz bu bilgileri iş akışı görev olarak oluştuktan sonra görev formunda düzenleyebilirsiniz.
