E-postadan Göreve
Last updated
Last updated
E-posta hesaplarınıza gelen e-postaları Cubicl'da göreve dönüştürebilir ve bu görevlerdeki aktiviteleri, karşı tarafa e-posta olarak Cubicl içinden iletebilirsiniz.
Bu özelliği kullanmak için öncelikle Kurum> Kurum Detayları> Aktif Sayfalar alanından E-posta Kutuları'nı Navigasyon Menüsüne ekleyin. Bu işlemi kurum yöneticisi yapabilir.
E-posta kutuları sayfasından e-posta hesaplarını Cubicl'a bağlayabilir ve bağlanmış hesapları görüntüleyebilirsiniz.
E-posta Hesabı Ekle butonuna tıklayarak IMAP/SMTP, Google, Microsoft ve Exchange Server (Outlook) hesapları arasından seçimi yapın ve e-posta bilgilerinizi girin.
Ayarlar formu açılacak. Burada e-posta kutusu adını, e-postaların hangi projede görev olarak oluşturulacağını, hangi üyelere görev olarak atanacağını ve Cubicl'dan yazılan cevap mailinde imza olarak ne yazacağını belirleyin.
Bağlanmış e-postaları e-posta bilgisinin olduğu karttaki üç noktaya tıklayarak düzenleyebilir, silebilir ve e-postaların şifresini değiştirebilirsiniz.
E-posta hesabınızı Cubicl'a bağlamak için e-posta servis sağlayıcılarında entegrasyon için gerekli izinleri vermeniz gerekmektedir. İzin ayarları her e-posta servis sağlayıcısı için farklı olabilir. Bazı e-posta servis sağlayıcı ayarlarını aşağıya ekledik. Aşağıdaki bilgilerle giriş yapamamanız durumunda farklı yöntemleri internetten araştırabilirsiniz.
SMTP Ayarları için
Host: smtp-mail.outlook.com
Port: 587
Şifreleme: TLS
YandexMail hesabınıza girdikten sonra şu başlıkları takip edin.
Hesap yönetimi> Şifreler ve hesaba giriş> Uygulama şifreleri> Yeni Şifre Oluştur> Mail butonlarına tıkladıktan sonra şifre karşınıza çıkacaktır. Bunu kopyalayın. Bu sizin Cubicl'a maili kaydederken kullanacağınız şifredir.
Gmail hesabınıza gelen mailleri görev olarak alabilmek için şu ayarları yapın:
Gmail hesabınıza giriş yapın ve Yönlendirme ve POP/IMAP sekmesine ilerleyin.
Bu sekmede yer alan "Yönlendirme" bölümünde "Yönlendirme adresi ekle" butonuna tıklayın. Açılan yeni pencerede sistemimize e-postaların yönlendirileceği “email-to-task@cubicl.io” email adresini girin ve İleri butonuna basın. Açılan yeni pencereden işlemi onaylayın.
E-posta yönlendirme isteğiniz tarafımızdan birkaç dakika içerisinde onaylanacaktır. Birkaç dakika sonra yönlendirme ayarları sayfasını yenileyerek yönlendirmenin onaylanıp onaylanmadığını kontrol edebilirsiniz. Eğer yönlendirme işlemi hala onaylanmamışsa, lütfen destek@cubicl.io adresi üzerinden bizimle iletişime geçin.
Yönlendirme isteğiniz tarafımızca onaylandıktan sonra, "Gelen postanın bir kopyasını email-to-task@cubicl.io" adresine yönlendir ve "Gmail kopyasını Gelen Kutusu’nda sakla” seçeneğini işaretleyin. Bu işlem yönlendirilen e-postaların bir kopyasının da Gmail hesabınızda kalmasını sağlar. Son olarak sayfanın aşağısında yer alan "Değişiklikleri Kaydet" butonuna basarak ayarlarınızı kaydedin.
Ayarları kaydettikten sonra sayfanın üst kısmında e-postalarınızın yönlendirildiğine dair bir bildirim metni görünecektir. E-postalarınızın sistemimiz tarafından doğru ve eksiksiz bir şekilde alınmasını sağlamak için lütfen yönlendirme ayarlarınızda değişiklik yapmayın.
E-posta ile ilgili ayarları yapmak için e-posta kutusunun yanındaki üç nokta simgesine tıklayın.
E-posta kutusuna "İşe Alım", "Destek Mailleri" gibi e-postadan farklı isim verebilirsiniz. Bunun için e-postanın yanındaki üç noktadan Ayarlar seçeneğine tıklayın.
Cubicl'da bir e-posta görev olarak oluştuğunda e-posta sağlayıcınızda da okundu olarak işaretlenir. Bu ayar kapatılırsa e-posta kutusuna gelen e-postalar okunmadı olarak görünür. Bunun için e-postanın yanındaki üç noktadan Ayarlar seçeneğine tıklayın.
E-postalar seçilen projenin altında görev olarak oluşur. E-posta bağlama sırasında proje seçilir. Ancak bu proje sonradan değiştirilebilir. Bunun için e-postanın yanındaki üç noktadan Ayarlar seçeneğine tıklayın.
E-posta görevleri için görevli seçilmelidir. Bu görevliler e-posta bildirimlerini alır.
Görevli seçimleri için e-postanın yanındaki üç noktadan Ayarlar seçeneğine tıklayın.
Müşteri sorumlularını görevli olarak ata:
Müşteriler > Müşteri Detayları sayfasından her bir müşteri için ayrı ayrı sorumlular atayabilirsiniz. Müşteri sorumluları gelen e-postalardan ve portal taleplerinden oluşan görevlere görevli olarak atanır. E-posta kutusundaki bu seçeneği aktifleştirmek, oluşan görevlere eğer müşteri için belirlenmiş sorumlular varsa, e-posta kutusu görevlileri yerine müşteri sorumlularının atanmasını sağlar. Eğer bu seçenek aktif değilse veya müşteri için sorumlu seçilmediyse e-posta kutusu görevlileri göreve atanır.
E-posta imzasını metin ya da HTML olarak ekleyebilirsiniz. Cubicl'dan gelen e-postaya cevap yazdığınızda imza alıcı tarafından görünür. Bunun için e-postanın yanındaki üç noktadan Ayarlar seçeneğine tıklayın.
Gönderen adı e-posta kutusuna girilirse bir e-posta gönderildiğinde gönderen adı görünür. Eğer gönderen adı girilmezse e-posta gönderimini yapan kişinin adı mailde alıcıya gösterilir. Bunun için e-postanın yanındaki üç noktadan Ayarlar seçeneğine tıklayın.
E-posta kutusunun şifresi değiştiyse şifre değişimini E-posta kutuları sayfasından da yapmalısınız. Aksi durumda bağlantı hatası oluşur ve mailler görev olarak oluşmaz. Bunun için e-posta kutusunun yanındaki üç nokta simgesine tıklayın.
Belirli sözcükleri içeren e-postaların Cubicl'da görevinin oluşmasını engelleyebilirsiniz. E-posta kutuları sayfasında istediğiniz e-postanın işlem menüsünü açın ve Kara Liste seçeneğine tıklayın. Kara Liste sayfasında iki sekme bulunur.
E-postalar sekmesinde engellemiş olduğunuz e-posta adresleri listelenir.
Sözcükler sekmesinde ise engellemiş olduğunuz sözcükler listelenir. Yeni bir sözcük/sözcük grubu engellemek için ilgili sözcüğü yazıp Ekle+ butonuna tıklayın ve kaydedin.
Eklemiş olduğunuz sözcükler büyük veya küçük harf fark etmeksizin aranır. Bundan sonra konusunda veya içeriğinde bu sözcükleri içeren e-postalar için Cubicl'da görev oluşturulmayacaktır. Engellemiş olduğunuz sözcükleri silmek için sözcüğün üstüne fare ile geldiğinizde beliren Sil butonuna tıklayabilirsiniz.
E-posta hesabına gelen mailler için Cubicl'da görev oluşur. Görevin bildirimi Cubicl hesabınıza düşer.
Gönderilen mailin başlığı görevin adıdır. E-postadan göreve çevrildiğini göstermek için görev detaylarında Gelen E-posta şeklinde belirtilir. Aktiviteler kısmında mailin kimden geldiği, kime gönderildiği ve varsa dosyaları görünür. Maili atan kişi Müşteriler sayfasına otomatik olarak kaydedilir ve görevde de Müşteri alanında ismi görünür.
Gelen maillerin altında iki adet buton bulunur. E-postanın içeriği aktivite kutusunun maksimum yüksekliğinden fazla ise İçeriği Genişlet butonu gösterilir, bu butona basarak içeriğin tamamını görüntüleyebilirsiniz.
Alıntıyı Göster butonu alıntı bulunan e-posta içeriklerinde gösterilir. Bu butona tıklayarak hem alıntıyı hem de içeriğin tamamını görüntüleyebilirsiniz.
Görev aktivitesinin işlem menüsünden "Göndericiyi Engelle" seçeneğini seçerek, göndericiyi engelleyebilirsiniz. İlgili e-posta kutusunun işlem menüsünden de engellenen göndericileri görüntüleyip düzenleyebilirsiniz.
Mail göndermeden önce mailin kimden kime gideceğini düzenleyebilirsiniz. Bunun için e-postayı gönder demeden önce mailin üstüne geldiğinizde çıkan "Düzenle" butonuna tıklayın. Kimden kısmında çıkan mailler sadece Cubicl'a entegrasyonu yaptığınız maillerdir. Mailin gönderileceği e-posta hesabı (Kimden) ve alıcıları (TO ve CC alanları) değiştirebilirsiniz. Değişiklikleri yaptıktan sonra "E-postayı gönder" diyerek maili gönderebilirsiniz.
Gelen maile, görevin aktiviteler alanından cevap yazabilirsiniz. Cevabınız öncelikle Gönderilmedi şeklinde sağ üst köşede belirtilir. Gönderilmedi yazısının üstüne fare ile geldiğinizde E-postayı gönder yazısı çıkar. Buna tıkladığınızda mailiniz gönderilir.
Gönderilen mailde, görevde aktivite kaydını oluşturan görevlinin adı belirtilir. Daha önce kaydedilen mail imzası mailin en sonunda yer alır.
Cubicl üzerinden gönderilen e-postalar, e-posta sağlayıcınızdaki e-posta hesabınızın giden kutusuna da eklenir.
Cubicl'da görev olarak oluşturulan e-postalar, e-posta sağlayıcınızdaki e-posta kutunuzda okundu olarak işaretlenir.
E-posta hesabınızı Cubicl'a bağladığınızda eski e-postalara gelen cevaplar, var olan göreve eklenir.
Size gelen her toplantı daveti için görev oluşur.
E-posta hesabınızın Cubicl ile bağlantısını kaldırmak isterseniz bağlı e-postanın kartının üstündeki üç nokta butonuna basarak silebilirsiniz. E-posta kutusunu silmek veya güncellemek için ya bağlantıyı kendiniz eklemiş olmalı ya da sayfada yeterli izne sahip olmalısınız.
E-postayı sildikten sonra görevler üzerinden e-postalara cevap veremezsiniz. Geçmişte gelmiş maillere cevap yazıp E-postayı gönder'e tıkladığınızda karşınıza E-posta kutusu hatası uyarısı çıkar.
E-posta özelliğinin Cubicl'da farklı departmanlar ve ekipler için kullanımı hakkında örnekleri aşağıda bulabilirsiniz. Kendi çalışma düzeninize göre bu örnekleri şekillendirebilirsiniz.
Info, iletişim ve destek e-posta hesaplarınızı bağlayın. Gelen talepler destek biriminize iletilsin.
Müşterilerinizden gelen teknik destek talebi, kurulum, ürünün kullanımı ile ilgili e-postaları Cubicl üzerinden cevaplandırabilirsiniz. Müşteri ile ilk iletişimi kuran kişi talebe göre durumu farklı departmanlardan kişilere yönlendirebilir.
Böylelikle destek taleplerine çok hızlı geri dönüş sağlarsınız. Müşterinin talepleri hızlı bir şekilde yapılır. Müşteri memnuniyeti sağlanır.
Şirketinizin muhasebe, satış, satın alma gibi birimleri için kullanılan muhasebe@şirketiniz.com şeklindeki e-posta adreslerini bağlayın. İlgili birimlere iletilen e-postaların o birimlerin projelerinde görev olarak oluşturulmasını sağlayın.
Mail gönderenler her zaman doğru e-posta adresine mail atmayabilir. Bu gibi durumlarda görevi tutup sürükleyerek ilgili projeye taşıyabilirsiniz. Aşağıda örnekte de görüldüğü üzere Hatalı fatura adlı bir mail Müşteri Takibi ekibine atanmış. Ancak görev Muhasebe ekibini ilgilendirdiği için görev bu projeye taşınmaktadır:
Kariyer ve insan kaynakları e-posta hesaplarınızı bağlayın. İş başvurularını Cubicl'da yönetin.
Cubicl'da gelen başvurular için İşe Alım, İş Başvuruları, Kariyer, ...Pozisyonu Başvuruları gibi projeler oluşturup iş başvurularının geldiği e-posta adresinizi bu projeye bağlayabilirsiniz. CV'lerin düştüğü projede departmana uygun görev aşamaları oluşturabilirsiniz. Görev aşamalarını özelleştirmek için Proje Ayarları sayfasını ziyaret edin.
Görevin altında ekip arkadaşlarınızla başvuru yapan kişi ve görev detayları hakkında konuşabilirsiniz. Yaptığınız aktiviteler, E-postayı gönder demediğiniz sürece mail gönderen kişiye gösterilmez.
Telefonla başvuru yapan kişiye ulaşmak ya da mail uygulamasından mail atmak yerine Cubicl üzerinden kişi ile iletişime geçebilir ve görevle ilgili faaliyetlerinizi sürdürebilirsiniz.
İşe alım sürecinizin tamamını tek bir görev altında yapmak zorunda değilsiniz. Örneğin ön inceleme ve mülakatlar farklı kişiler tarafından yürütülecekse mülakatlar için o görevin altına alt adımlar ya da alt görevler ekleyebilirsiniz.
Sürecin tamamını Cubicl üzerinden yönetebilirsiniz.
Şirketinizin farklı birimleri, ofisleri veya bayilerinden gelen talepleri takip edin.
Cubicl bir ekip içi iletişim ve görev yönetimi uygulamasıdır ancak şirketteki her personeli, departmanı, ofisi ya da bayiyi bir Cubicl hesabına eklemek zorunda değilsiniz. Kısa süreli işler için Cubicl'da kayıtlı olan bir ekibinize başka bir ekibiniz mail üzerinden ulaşabilir.
Bu özellik ile ekinde toplantı daveti/ takvim kaydı olan e-postalar ile metninde Zoom, Skype, Microsoft Teams ve Google Meet gibi uygulamaların görüşme linki olan e-postalar toplantı/ etkinlik e-postası olarak değerlendiriliyor. Eklenen e-posta kutularına gelen diğer e-postalar için ise işlem yapılmıyor.
Sol menüdeki Profil sayfası> E-posta Kutusu ayarları sekmesinden kişisel veya iş e-posta hesaplarınızı bağlayarak size gönderilen toplantı davetleri veya takvim kayıtlarından Cubicl'da görev oluşturulmasını sağlayabilirsiniz.
Profil sayfanızdan istediğiniz sayıda e-posta ekleyebilirsiniz.
Toplantı veya takvim eki olan bir e-posta aldığınızda Cubicl size bir bildirim gösterir.
Bu bildirim üzerinden isterseniz tek tıkla görev oluşturabilir ve etkinlik davetini seçtiğiniz projeye görev olarak ekleyebilirsiniz. Projeye dilediğiniz saat ve tarihi atayabilir, dilediğiniz kullanıcıları görevli olarak ekleyebilirsiniz.
