Müşteri Portalı

Müşterileriniz ile iletişim kurmanızı ve görev paylaşmanızı sağlar.

Müşteri Portalı, müşterilerinizden gelen şikayet, sorun, istek ve önerileri otomatik olarak toplamanızı ve takip etmenizi sağlar. Müşterilerinizin oluşturduğu isteklere Destek Talebi denir. Destek Taleplerine görevliler atayabilir, süreci müşterinizle birlikte takip edebilir ve müşterilerinizle yazışarak iletişime geçebilirsiniz.

Bu özellik sayesinde müşterilerinize sizinle iletişime geçebilecekleri kurumunuza özel bir portal uygulaması sağlarsınız. Müşterileriniz portal uygulamasında kendi kullanıcı hesaplarını oluşturabilirler. Bu sayede:

Destek taleplerinin kaydı için tek tek uğraşmazsınız
Tüm destek taleplerinin kaydı tutulur, unutulmaz
Geçmişe dönük kayıtlar görülebilir
Destek taleplerinin sorumluları bellidir
Destek taleplerinin hangi aşamada olduğu ve ne kadar süredir bekledikleri görülür
Müşterilerle uygulamayı terk etmeden karşılıklı olarak iletişime geçersiniz
En önemlisi, müşteri memnuniyeti artar

Linkler

Müşterilerinizle iletişim kurmak için müşterilerinizle iki farklı link paylaşabilirsiniz: Destek Formu Linki ve Portal Linki.

Destek Formu Linki

Cubicl size müşterilerinize vermeniz için Destek Formu Linki sağlar. Destek Formu Linki müşterilerinizi herkese açık destek formuna yönlendirir. Müşterileriniz bu formu doldurarak portal uygulamasında hesap oluşturmaya ihtiyaç duymadan destek talebi oluşturabilir. Bu link açıldığında aşağıdaki gibi müşterilerin sorunlarını iletmesi için bir form açılır:

Müşterileriniz ad, soyad, e-posta, konu gibi bilgilerle birlikte destek almak istediği sorunu size iletir. Müşterinin seçtiği destek konusuyla ilgilenen projede bu destek talebi bir sorun olarak oluşturulur. Belirlenen görevlilere veya proje yöneticilerine bildirim ile haber verilir:

Gelen bildirime tıkladığınızda ilgili sorun kaydına gidersiniz. Destek talebinin bir kimlik numarası olur ve görev üstünde gösterilir:

Görevde müşteriye cevap yazabilir ve karşılıklı olarak iletişime geçebilirsiniz. Sadece sizin seçtiğiniz gönderiler müşteriye iletilir:

Müşterinize verdiğiniz cevapla ilgili bir e-posta gider. E-postadaki linke tıklayarak müşteriniz destek talebini ve yazışmaları görebilir. Size cevap yazabilir. Dikkat edin, sadece müşteriniz için görünür yaptığınız gönderiler sayfada gösteriliyor:

Müşteriniz "Destek Talebine Git" butonuna bastığında şu sayfaya yönlendirilir:

Bu şekilde müşterilerinizin sizinle iletişime geçmesi için bir yol sağlayabilir, destek taleplerini otomatik olarak toplayabilir ve takip edebilirsiniz. Müşteri talepleri unutulmaz, çalışmanız müşteriden gelen bir telefon ile bölünmez.

Herkese Açık destek linki çok sayıdaki müşteriye vermek veya web sitenize koymak için uygundur. Destek linki herkese açıktır. Çok sayıdaki müşteriye vermek veya web sitenize koymak için uygundur.

Portal Linki

Portal linki hesabı olmayan kişilerin portal üzerinde kullanıcı hesabı oluşturmasını sağlar. Hesabı olan kullanıcılar oturum açabilirler. Kullanıcılar hesaplarına girdiklerinde daha önce oluşturdukları talepleri görüntüleyebilirler veya yeni destek talebi oluşturabilirler.

Portal sayfasında aktivite kayıtları, destek talepleri, müşteri ile paylaşılan görevler ve dosyalar yer almaktadır. Müşteriniz görevin durumunu görebilir ve isterse görevin takibinden çıkabilir.

Müşteri portalında müşterinin yaptığı aktivitelerin bildirimlerin Cubicl sayfanıza düşer. Görev üzerinde yaptığınız işlemleri müşteri için görünür yapabilirsiniz.

Ayarlar

Destek Ayarları

Herkese Açık Destek Durumu

Herkese açık destek özelliği varsayılan olarak kapalıdır. Müşterilerinizle Cubicl üzerinden iletişim kurmak istiyorsanız herkese açık desteği aktifleştirmelisiniz.

Destek Konuları

Müşteriniz destek talebi oluştururken bir konu seçebilir. Konuya göre destek talebiyle ilgilenecek projeyi ve kişileri seçebilirsiniz. Örneğin "Satış" ile ilgili konularda Satış ekibinizin, "Teknik Sorun" ile ilgili konularda Teknik ekibinizin sorunla ilgilenmesini sağlayabilirsiniz. Ya da bu konular için aynı projenin içindeki iki farklı kişinin ilgilenmesini de sağlayabilirsiniz. Müşterilere destek kaydı oluştururken sormak istediğiniz sorular varsa bunları Formlar sayfasından hazırlayıp destek konusuna ekleyebilirsiniz.

Varsayılan olarak sadece "Diğer" adında bir destek konusu vardır. Tüm destek talepleri bu konu için belirtilen proje ve kişilere bildirilir. Sadece bir tane destek konusu varken destek talebi oluşturma formunda konu listesi gösterilmez. Müşteriye özel destek linki oluştururken "Herkese Açık" destek konuları otomatik olarak eklenir. Dilerseniz bunları müşteri bazında düzenleyebilir veya kapatabilirsiniz. Bu konuların üzerine müşteri için yeni konular ekleyebilirsiniz.

Yeni destek konusu eklemek için aşağıda gösterilen formda destek konusunun adını ve destek talebi kaydının oluşturulacağı projeyi seçin. Dilerseniz yetkililer de atayabilirsiniz. Bu kişiler oluşturulan destek talebine otomatik olarak atanırlar ve yeni destek talepleri için bildirim alırlar. Eğer görevli seçilmezse bildirimler proje yöneticilerine gider, proje yöneticileri soruna göre görevlileri belirleyebilir. Tamamlayınca aşağıdaki "Ekle" butonuna tıklayın.

Destek konularını düzenlemek için her konunun sağında fare ile üzerine gelince görünen düzenleme butonuna tıklayın. Konu detayları aşağıdaki forma kopyalanacak. Düzenledikten sonra kaydedebilirsiniz.

Destek konularını silmek için çöp kutusu butonuna tıklayın.

Destek Konularında Yetkililer

Destek konuları için 3 tip Yetkili vardır:

Görevliler: Destek konusuna istediğiniz görevlileri atayabilirsiniz.
Proje Yöneticileri: Destek konusuna Proje Yöneticilerini atayabilirsiniz. Proje Yöneticileri herhangi bir destek konusu için seçilmiş projenin yöneticileridir. Proje Yöneticisi için detaylı bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.
Müşteri Sorumluları: Destek konusuna Müşteri Sorumlularını atayabilirsiniz. Müşteri Sorumluları müşterilere özel olarak eklenmiş sorumlulardır. Bir müşteriye Sorumlu eklemek için;

a. Müşteriler> Müşteri Oluşturma veya Düzenleme sayfasını ya da

b. Müşteri Portalı> Portal sayfasını kullanabilirsiniz.

Eğer portalda bir destek konusunun yetkilisini Müşteri Sorumluları olarak belirlediyseniz ancak bu konu için size ulaşan müşteri veya müşterilere Portal Müşteri Sorumlusu atamadıysanız destek konularının bildirimleri ile müşterinin portala eklediği dosyaların bildirimleri Genel Müşteri Sorumlularına düşer. Sorumluları Cubicl'daki görevliler arasından seçebilirsiniz.

Destek Konusuna Form Ekleme

Bir destek konusuna form eklemek için öncesinde bu formu Formlar sayfasından oluşturmalısınız. Örneğin arıza talepleri için Teknik Arıza Destek Formu, iş başvurusu toplamak için Kariyer Formu, ajans çalışmalarınız için Görsel Medya Talep Formu gibi farklı formlar oluşturabilirsiniz.

Oluşturduğunuz formu Müşteri Portalı> Ayarlar sayfasından ilgili destek konusuna ekleyin.

Oluşturduğunuz formdaki sorular müşteri destek talebi oluştururken "Ek Bilgiler" alanında gösterilir.

Müşterinin cevaplarını hem görev olarak açılan destek talebinden hem de Formlar sayfasındaki ilgili form üzerinden görüntüleyebilirsiniz.

Portal Dili

Bu alan portal ayarlarını farklı dillerde ayarlamanıza olanak sağlar. Bir dil için tanımlanmış ayarlar varsa destek formunda o ayarlar kullanılır. Yoksa varsayılan ayarlar kullanılır. Bu sayede müşterileriniz kendi dillerine uygun ayarları görürler.

Portal Ayarları

Portalda görünen kurum adınızı, destek sayfasında görünecek form adını ve destek formunun üstünde gösterilecek notu belirtiniz.

Özel Alan Adı

Özel alan adları müşteri portalı ve destek formunuzu kendi alan adınız altından sunmanıza olanak sağlar. Sadece alt alan adları kullanılabilir.

Bu işlem için kendi alan adınızın DNS kayıtlarını yönettiğiniz panelde yeni bir DNS kaydı (bir web adresinin hangi sunucuda olduğunu belirten kayıt) oluşturun. DNS standartlarına göre CNAME kayıtları ana alan adlarına eklenememektedir. Bu nedenle portal uygulaması doğrudan alan adı üstünden sunulamamaktadır. Bu alan adının altında bir alt alan adı için CNAME kaydı oluşturmalısınız. CNAME kaydı eklediğiniz anda bu alt alan adı da oluşacaktır.

Örneğin: portal.sirketim.com gibi bir alt alan adı oluşturabilirsiniz.

Müşteri Portalı'nda özel alan adı yazıldıktan sonra bir veri gösterilmektedir, burada yazan değerleri kendi IT ekibinize iletip ilgili domain servisinde DNS kaydı eklemeniz gerekmektedir.

Ayarlar yapıldıktan sonra "Geçerli" duruma gelince portal linkleriniz artık girdiğiniz alan adıyla güncellenecektir.

Özelleştirmeler

Bu alan müşteri portalınızı özelleştirmeye olanak sağlar. Bu alandan müşteri portal sayfanız için 4 farklı özelleştirme yapabilirsiniz.

Oturum açma sayfasını özelleştirmek için yanındaki Özelleştir butonunu kullanabilirsiniz. Bu butona tıkladığınızda Müşteri Portalı sayfasına yönlendirilir ve özelleştirmelerinizi yapabilirsiniz.

Kayıt olma sayfasını özelleştirmek için yanındaki Özelleştir butonunu kullanabilirsiniz. Bu butona tıkladığınızda Müşteri Portalı sayfasına yönlendirilir ve özelleştirmelerinizi yapabilirsiniz.

Özelleştirme arayüzü ile arka plan, sol panel, butonlar ve yazıları alanında özelleştirmeler yapabilirsiniz. Bu sayfa sağ üst tarafta bulunan özelleştirme menüsündeki ayarları kullanarak özelleştirilir. Menü gizli ise açmak için yine sağ üst köşede bulunan butona tıklayabilirsiniz.

Favicon tarayıcı sekmesinde uygulamanızı temsil eden ikonu değiştirebileceğiniz bir alandır. Güncelle butonuna tıklayıp istediğiniz dosyayı seçin, bu ikon portal uygulamasının tarayıcı sekmesinde gösterilecektir. Altta bulunan sıfırlama linkine tıklarsanız varsayılan ayarlara dönüş yapılır.

Sayfa Başlığı alanına yazdığınız metni değiştirerek uygulamanın tarayıcı sekmesindeki başlığını belirleyebilirsiniz. Yeni sayfa başlığını yazın ve kaydedin. Altta bulunan sıfırlama linkine tıklarsanız varsayılan ayarlara dönüş yapılır.

Sayfa Bağlantıları alanına müşterilerinizin müşteri portalınıza girerken görmesini istediğiniz linkleri ekleyebilir, firmanızla ilgili bilgilendirme yapabilirsiniz. Sayfa Bağlantıları alanına istediğiniz URL'i ve bu bağlantının adını ekleyin. Bu eklediğiniz linkler Müşteri portalı web uygulamasında oturum açma ve kayıt olma sayfalarının altında gösterilecektir.