Görev Detayları Sayfası

Yeni görev oluşturduğunuzda veya görev listesinden bir göreve tıkladığınızda bu sayfa açılır. Aşağıda görüldüğü gibi görevle ilgili detayları gösterir. Bu ekran iki sütundan oluşur. Sol sütunda görev adı, görevliler, görev durumu, görev açıklaması, dosyalar, adımlar, zaman takibi sayacı, alt görev oluşturma alanı ile Aktivite Kaydı gösterilir. Sağ sütunda üstte etiketli müşteri, başlangıç ve bitiş tarihleri, tahmini süresi, etiketler, tekrarlama özelliği, takip edenler, öncelik, oluşturan ve oluşturma tarihi, hatırlatmalar, eklenen ek alanlar ve iş akışı görevleri yer alır.

Zaman Sayacı

Görev üzerinde harcadığınız zamanı kayıt altına almak için zaman takibi özelliğini kullanabilirsiniz. Raporlar sayfasından görevlerde harcadığınız zamanın analizini alabilirsiniz.

Zaman sayacı üstteki menüde de görünür. Sayaca tıkladığınızda daha önce zaman takibi yaptığınız görevleri de görebilirsiniz.

İşlemler

Görevdeki işlemler butonu görev üzerinde yapabileceğiniz aktiviteleri sağlayan bir alandır.

Kopyala, Arşivle veya Sil

Görevdeki İşlemler butonu görevi kopyalamak, arşivlemek ve silmek için kullanılır.

Google Takvim'e Aktar

İşlemler > Google Takvim'e Aktar'ı seçerek bir görevi Google Takviminize aktarabilirsiniz. Bunu yapmak için görevin hem bir başlangıç ​​tarihi hem de bir son tarihi olmalı ve Google Takvim hesabınızda oturum açmış olmalısınız. Hesabınızı Cubicl ile entegre etme hakkında daha fazla bilgi için Entegrasyonlar sayfasını ziyaret edin.

Müşteri ile Paylaş

Bir görevi bir müşteriyle paylaşmadan önce, görevi oluştururken müşteriyi eklediğinizden emin olun veya Düzenle'ye tıklayın, müşteriyi ekleyin ve kaydedin.

Bir görevi, İşlemler > Müşteri ile paylaş'a tıklayarak müşteriyle paylaşabilirsiniz.

Görev müşteri ile paylaşıldığında görev üzerindeki işlemler Müşteri Portalı üzerinden müşteri tarafından takip edilebilir.

Göreve eklenen müşterideki bağlantılar (örneğin ACME firması altında yer alan Genel Müdür, IT Ekip Lideri gibi e-mail bilgisi olan kişiler), Müşteriler sayfasında yer alan İşlemler menüsünden müşteri portalına davet edilmemişse görev paylaşılırken davet edilmeyen kişilerin bilgileri görünmez. Eğer bağlantı davet edilmişse isminin yanında yeşil tık çıkar. Müşteri kendisine ait portal üzerinden görevi görebilir. Daha detaylı bilgi için Müşteri Portalı sayfasını ziyaret edin.

Form Ekle

Formlar, görevle ilgili bilgileri toplamak, süreç iş akışları oluşturmak veya dahili anketler yürütmek için kullanılabilir.

İşlemler > Form ekle'ye tıklayarak bir göreve form ekleyebilirsiniz.

Form eklemeden önce formların nasıl hazırlanacağı hakkında bilgi almak için Formlar sayfasını ziyaret edin.

Görevi Dışarı Aktar

Görevi Dışa Aktar'a tıkladığınızda görevin tüm ayrıntılarını - hem varsayılan olarak olan hem ek alanlar alanından eklenen alanları- Excel formatında dışa aktarabilirsiniz. Bunu yapmak için İşlemler > Görevi dışa aktar'a tıklayın.

Proje Değiştir

İşlemler > Proje Değiştir seçeği ile görevin bulunduğu proje hatalıysa, yanlış yerde görev açıldıysa ya da bir düzenleme gerekiyorsa görevin projesini ve projede hangi aşamada olacağını ayarlayın.

Dosyaları Toplu İndir

Görevde dosya varsa tüm dosyaları toplu indirmek için İşlemler > Dosyaları İndir'e tıklayın.

Özel İşlemler

Cubicl'daki Özel İşlemler özelliği, kullanıcıların görev kartlarına ve görev detayları sayfalarına özel işlem menüsü seçenekleri eklemesine olanak tanır. Bu, kullanıcıların seçili görevlerde özelleştirilmiş otomasyonlar gerçekleştirmesini sağlayarak iş takibini daha verimli hale getirir ve kullanıcı deneyimini iyileştirir. Detay almak için Otomasyon Özel İşlemler sayfasını ziyaret edin.

Yapay Zeka (AI) ile Görev Özetleri

Görev detayları sayfasındaki yapay zeka (AI), görevlerin özetini çıkarma ve görevle ilgili soruları cevaplama işlemleri için kullanılabilir.

Görev Özeti

Görevin adı, açıklaması, adım tamamlanma durumu, aşama değişiklikleri ve aktivitelerin tümü özet oluşturmak için kullanılır. Oluşturulan özet, yeni bir pencerede gösterilir. Bu pencerede özete yönelik sohbet devam ettirilebilir.

Görevde en az bir aktivite bulunması gerekir. Aktivite yoksa özet oluşturulamaz.

Soru Sorma

Özeti gösteren pencerenin aynısı, boş olarak açılır. Görevle ilgili sorular sorabilir ve sorularınıza yanıt alabilirsiniz.

Sorular görevle ilgili değilse sabit bir mesaj gösterilir. Bu mesaj, sorunun değiştirilmesi veya detaylandırılması için rehberlik eder.

Not: Hem özet alma hem soru sorma işlemlerinde açılan pencere kapatıldığında sohbet kaydı silinir.

Not: E-postadan göreve dönüştürülmüş görevlerde özetleme özelliği kapalıdır.

Yapay Zeka Kullanım Koşulları ve Onay

Bu özelliği kullanmaya başlamadan önce, verilerinizin harici yapay zeka servisi tarafından işlenmesine izin vermeniz gerekir.

Verdiğiniz izni kaldırmak için tarayıcı çerezlerinizi silebilirsiniz. Çerezleri silmek için şunu yapabilirsiniz: Tarayıcınızda, Cubicl URL'inin sol tarafında bulunan ikona tıklayın. "Çerezler ve Site Verileri" seçeneğine gidin. "Cihaz Üzerindeki Site Verileri" bölümüne ulaşın. "cubicl.io" satırının sonundaki çöp kutusu ikonuna tıklayarak verileri temizleyin.

Kurum Geneli Yapay Zeka'nın Devre Dışı Bırakılması

AI özelliği, kurum genelinde kapatılabilir. Bu işlemi yapmak için:

Kurum > Kurum Detayları > Aktif Özellikler alanına gidin. AI özelliğini devre dışı bırakın.

Bu adımları takip ederek AI özelliğini etkin bir şekilde kullanabilir veya gerekli durumlarda devre dışı bırakabilirsiniz.

Alt Adımlarda İşlem

Oluşturduğunuz alt adımları tamamladıkça yanındaki kutucuğu işaretleyerek ilerleme kaydetmelisiniz.

Alt Görevler

Göreve var olan bir görevi alt görev olarak ekleyebilir ya da yeni bir alt görev oluşturabilirsiniz. Alt görevler alt adımlara göre daha geniş kapsamlı olabilir ya da alt adımlara kıyasla üst görevle daha az ilgili görevler olabilir. Alt görevlerinize alt görevler ekleyebilirsiniz.

Görev isimlerinin yazdığı alanda en fazla 4 seviyeye kadar ana görev adı gösterilir. Bu alanda alt görevin üstündeki 3 görevin adını görüntüleyebilirsiniz.

Bana Ata Butonu

Güncelleme yetkinizin bulunmadığı görevlerin detay sayfasındaki Görevliler alanında eğer görevli de değilseniz "Bana Ata" butonu gösterilir. Bu butona tıklayarak kendinizi göreve görevli olarak ekleyebilirsiniz.

Takip Etme ve Takipten Çıkma

Görevi oluşturan ve göreve görevli olarak eklenenler görevle ilgili bildirimleri alırlar. Görev bildirimi almak istemiyorsanız görevi takipten çıkmalısınız.

Hatırlatmalar

Kendiniz için göreve hatırlatma ekleyebilirsiniz. Hatırlatma başkalarına eklenmez.

Hatırlatma bildirimi açık olan bütün Cubicl sayfalarınızda ve mobil uygulamanızda gösterilir. Hatırlatma bildirimi şöyledir:

Bu modal sayfasından hatırlatmayı kapatabilir, ilgili göreve gidebilir veya hatırlatmayı erteleyebilirsiniz. Erteleme süreleri sırası ile 5, 10, ya da 30 dakika, 1 ya da 4 saattir.

Görev Durumu

Cubicl'da varsayılan görevler bekliyor, aktif ve tamamlandıdır. Görevin hangi aşamada olduğunu belirtir. Aşamaları özelleştirmek için proje ayarlarından düzenleme yapmalısınız.

Aktivite Kayıtları

Görev ile ilgili her türlü gelişme ve gönderi burada yer alır. Buradan görevin geçmişini inceleyebilir ve görevle ilgili bilgi paylaşabilirsiniz.

Görevler güncellendiğinde burada yapılan değişiklikler gösterilir. Değişiklikleri görmek için görev güncelleme bildiriminin üzerine fare ile gelin ve görünür hale geçen linke tıklayın. Görev üzerinde silinenler kırmızı ile eklenenler yeşil ile gösterilir.

Gönderi Oluşturma

Görevlerde yapılan işleri not almak, ekip arkadaşlarınızla görev üzerinden haberleşmek ve görevin güncel halini paylaşmak için gönderi oluşturulur.

Görevlere yazmış olduğunuz gönderilerinizi ilk 5 dakika içerisinde düzenleyebilirsiniz.

Düzenleme özelliği ile:

• Gönderilerde yazmış olduğunuz metinlerini değiştirebilir,

• Dosya ekleyebilir veya çıkarabilir,

• Aktivitelere alıntı ekleyip çıkarabilir,

• Gönderiye kullanıcıları etiketleyebilirsiniz.

Düzenlemek istediğiniz gönderinin yanındaki üç nokta simgesine tıklayın. Düzenle seçeneğine tıklayıp değişiklikleri yaptıktan sonra Güncelle butonuna tıklayın.Gönderiniz düzenlendikten sonra gönderinin düzenlendiğine dair bir ibare gösterilecektir. Bu ibarenin üzerine geldiğinizde gönderide düzenlenen kısımları görüntüleyebilirsiniz.

Silmek istediğiniz gönderileri Sil seçeneğini seçerek silebilirsiniz.

NOT1: Destek taleplerinde müşteri için görünür yapılan aktiviteleri düzenleyemezsiniz.

NOT2: E-posta görevlerinde göndermiş olduğunuz e-posta aktivitelerini düzenleyemezsiniz.

NOT3: Sadece kendi gönderilerinizi düzenleyebilirsiniz.

Gönderiye Dosya Ekleme

Aktivite kayıtlarında gönderinize dosya ekleyebilirsiniz.

Görevlerde aktivitelere eklenen dosyalar aktivitelerde gösterildiği gibi yukarıdaki dosyalar alanında da gösterilir. Aktivite kaydı silindiğinde dosya da silinir.

Gönderilerde İsim Etiketleme

Görevlerde birden fazla görevli olabilir ya da görevli olmayan biriyle görev üzerinden iletişim kurmanız gerekebilir. Bu gibi durumlarda kişinin isminin önüne "@" işareti koyarak kişileri etiketleyebilirsiniz. Etiketlediğiniz kişilere bildirim gider.

NOT: Görev gizli görev ise ya da etiketlediğiniz kişinin o projede yetkisi yoksa kişiyi etiketleseniz bile görev içeriğini göremez.

Gönderilerde Herkesi Etiketleme

#Herkes yazarak kurumunuzdaki herkesi, #ProjeAdı yazarak bir projedeki herkesi ve #Görevliler yazarak o görevdeki görevlileri etiketleyebilirsiniz.

NOT: Gizli görevlerde sadece o görevi görebilen kullanıcılar ve "Görevliler" özel etiketi gösterilir. Gizli projelerde sadece proje üyeleri ve "görevliler" özel etiketi gösterilir.

Görevi Düzenleme

Daha önce kaydettiğiniz görevi Düzenle diyerek tüm detaylarını güncelleyebilirsiniz. Ayrıca Düzenle butonuna tıklamadan da görevin sayfasında bazı değişiklikler yapabilirsiniz. Yaptığınız tüm güncellemeler için görevin altında aktivite kaydı oluşur.

Canlı Güncelleme Örnekleri

Görev detayları sayfasından göreve görevli ekleyebilirsiniz. Görevliler alanındaki + butonuna tıklayınca seçim menüsü açılır. Seçim menüsünden seçtiğiniz kullanıcılar ilgili göreve görevli olarak eklenecektir. Görevlileri silmek isterseniz profil fotoğraflarının sağ üstündeki küçük kırmızı çarpı butonuna tıklayın.

Müşteri alanındaki kalem ikonuna tıklayarak görevlere müşteri ekleyebilir veya var olan müşteriyi silebilirsiniz. Menü dışındaki herhangi bir alana tıkladığınızda işlemleriniz kaydedilir.

Tarihlerin üstüne tıklayarak tarihleri düzenleyebilir veya silebilirsiniz. Bu alan dışındaki bir alana tıkladığınızda yaptığınız seçimler kaydedilir.

NOT: Başlangıç tarihlerini düzenleyebilmek için görevin önceden eklenmiş bir başlangıç tarihinin olması gerekmektedir.

Görevlerin önceliğini değiştirebilirsiniz. Görevlerin önceliklerinin üstüne tıkladığınızda bir seçenek menüsü açılır ve yeni görev önceliğini seçebilirsiniz. Yaptığınız seçimler otomatik kaydedilir.

Görevi Silme

Görevlerinizi silebilirsiniz. Silinen görevleri dilerseniz görevin olduğu projenin ayarlar sayfasına giderek geri getirebilirsiniz. Buradan daha detaylı bilgi alabilirsiniz.

Görevi Kopyalama ve Çoğaltma

Görevleri kopyalayabilirsiniz. Özellikle daha sonra tekrar ihtiyaç duyacağınız görevleri şablon olarak projeye kaydedip o görevi kopyalayıp üzerinde ihtiyacınıza göre değişiklikler yaparak tekrar oluşturabilirsiniz.

Örneğin her çalışan işe alımını yapılması gereken adımlar aynıdır. Bunun için görevli eklemeden, tarihsiz bir şablon görev oluşturabilirsiniz. Yeni bir çalışan ekibe alınacağı zaman kopyala seçeneğine tıkladığınızda karşınıza görevi düzenleme ekranı çıkar. Buradan isteğiniz gibi değişiklikleri yapıp, göreve işe alımla ilgilenecek görevliyi atayıp görevin tarihin aralığını belirleyebilirsiniz. Böylelikle tekrar tekrar aynı görevi oluşturmak zorunda kalmazsınız.

Görevi Arşivleme

Daha fazla çalışmayacağınız görevleri arşivleyebilirsiniz. Arşivdeki görevlerinize daha sonra ulaşıp arşivden çıkarabilirsiniz. Daha detaylı bilgi almak için projenin Görevler sayfasını ziyaret edin.