İnsan Kaynakları

Cubicl Görev Takip Programı, İnsan Kaynakları ekiplerinin işe alım, özlük yönetimi, izin süreçleri ve kurum içi iletişim gibi tüm operasyonlarını tek bir platformdan düzenli şekilde yönetir.

İK Departmanı İçin Proje Yapısı

Cubicl’da tüm çalışma alanlarına “Proje” denir. İK süreçlerinizi yönetmek için “İnsan Kaynakları” adında bir proje oluşturabilir, bu projenin altına alt projeler açabilirsiniz. Örnek alt projeler: İşe Alım & Aday Takibi, Çalışan Uyum Süreci (Onboarding), Performans Değerlendirme, İzin Yönetimi, Özlük Dosyaları, Eğitim Yönetimi gibi.

Bu yapı sayesinde her süreciniz düzenli ilerler ve ekipte rol paylaşımı kolaylaşır.

Özelleştirilmiş Kanban Aşamaları

Cubicl görevleri Kanban görünümünde aşamalara göre gösterir. Varsayılan aşamalar İK ekipleri tarafından ihtiyaca göre değiştirilebilir. Örneğin bir “Aday Takip” akışı şöyle oluşturulabilir: Yeni Başvuru, Ön Değerlendirme, Telefon Görüşmesi, Teknik Görüşme, Referans Kontrolleri, Teklif Hazırlanıyor, Teklif Gönderildi, İşe Alındı / Reddedildi.

Özel Ek Alanlar ile Özelleştirilen Görev Formları

Her görev formu insan kaynaklarının ihtiyacına göre özelleştirilebilir. Örneğin aday başvuruları için Deneyim Yılı, Talep Edilen Maaş, Başvurduğu Pozisyon, Adayın Kaynağı (LinkedIn, Referans, Kariyer.net…), CV Dosyası, Görüşme Notları, Mülakat Puanı gibi alanlar eklenebilir. Böylece tüm aday bilgileri standartlaştırılmış bir formatta toplanır ve ekip içinde bilgi kaybı yaşanmaz.

Gizli Görevler ve Projeler

Cubicl’da bir proje veya görev gizli olarak ayarlanabilir, böylece yalnızca yetkilendirilmiş kişiler onu görebilir. Bu özellik, maaş kararları, işten çıkarma süreçleri, üst düzey personel değerlendirmeleri veya gizli pozisyon ilanları gibi hassas İK süreçleri için idealdir. Örneğin performans değerlendirme sürecinde yalnızca yönetici ve İK lideri erişebilir, diğer ekip üyeleri görev veya projenin varlığından haberdar olmaz. Böylece gizlilik korunurken süreçler düzenli şekilde takip edilebilir.

İş Akışları, Alt Adımlar ve Alt Görevler

İşe giriş süreci gibi çok adımlı işlerde görevler alt adımlara bölünebilir. Örneğin bir çalışanın onboarding süreci için şu alt görevler oluşturulabilir: Bilgisayar Teslimi, E-posta Hesabı Oluşturma, Sözleşme İmzalama, Oryantasyon, Departman Tanışma Görüşmeleri. Bu görevler sık tekrarlanıyorsa bir kez şablon olarak kaydedilip her yeni çalışan için kopyalanabilir. Aynı içerikli görevler için otomatik iş akışları da oluşturulabilir.

E-postadan Göreve Dönüşüm

[email protected] gibi adreslere gelen başvurular Cubicl’da otomatik görev olarak oluşturulabilir. Böylece tüm başvurular tek merkezde toplanır, adayın gönderdiği e-posta görevin içinde görünür, ekip arkadaşlarınızla değerlendirme yapabilir, not bırakabilir ve adaya dönüş yapabilirsiniz. Örneğin bir aday CV’sini mail olarak gönderdiğinde Cubicl otomatik bir görev oluşturur ve siz bu başvuruyu uygun aşamaya taşıyabilirsiniz.

Kariyer Başvuru Sayfası (Portal)

Cubicl’ın müşteri portalı, kendi alan adınıza bağlanarak bir kariyer sayfası gibi kullanılabilir. Örneğin: kariyer.sirketim.com. Bu domain adresini web sitenize ekleyebilir, adayların buradan başvuru formu doldurmasını sağlayabilirsiniz. Formda ad-soyad, iletişim bilgileri, pozisyon seçimi, CV yükleme alanı ve özel sorular yer alabilir. Form doldurulduğunda başvurular otomatik olarak Cubicl’da görev olarak oluşur. Ve Formlar sayfasında toplu bir şekilde kaydedilir.

Outsource Çalışmalar (Portal)

İK departmanları bazen işe alım ajansları, bordro firmaları veya eğitim danışmanları ile çalışır. Cubicl’ın Müşteri Portalı özelliği, dış paydaşlarla güvenli ve kontrollü bir ortak çalışma alanı sağlar. Örneğin iş başvurusu yapan adayların takibini bir işe alım ajansına açabilir, bordro firması ile maaş belgelerini paylaşabilir veya eğitim firmalarına katılımcı listelerini verebilirsiniz. Dış paydaşlar sadece erişim izni verilen alanları görebilir ve tüm süreç Cubicl üzerinden tek merkezden yönetilebilir.

Çalışan Özlük Dosyalarının Dijital Takibi

Özlük belgeleri, bordrolar, izin formları ve diğer resmi evraklar Cubicl’daki proje dosyaları bölümünde güvenli şekilde saklanabilir. Her çalışan için klasör açarak tüm belgeleri dijital ortamda toplamak iş yükünü azaltır ve kaybolma riskini ortadan kaldırır.

Personel Performansı İçin Raporlama

Cubicl'da ekiplerin performansını takip eden raporlar oluşturabilirsiniz. Bu raporlar, departman yöneticilerinin çalışan performansını değerlendirmesine, dönemlik analiz yapmasına ve İK ile bilgi paylaşmasına yardımcı olur.

İzin Takibi ve Onay Süreci

Çalışanlar izin taleplerini Cubicl üzerinden iletebilir, yöneticiler bu talepleri onaylayabilir. Onaylanan izinler Gantt çizelgesinde, çalışma takviminde ve yazışmalar alanında otomatik olarak görünür. Böylece kimlerin ne zaman izinli olduğu tüm ekip tarafından kolayca takip edilir.

Yazışmalar ve Duyurular

Cubicl, ekip içi birebir veya grup yazışmalarına imkan tanır. İnsan kaynakları, önemli duyuruları, işe alım güncellemelerini, çalışan başarılarını ve şirket içi gelişmeleri buradan paylaşabilir, mesajları sabitleyebilir veya oylamaya açabilir.

İç Anketler

Cubicl’daki Formlar özelliği, kurum içi geri bildirim ve anketlerin kolayca toplanmasını sağlar. Formlar görevlerle ilişkilendirilebilir ve tüm çalışanlar ile paylaşılabilir. Örneğin çalışan memnuniyeti anketleri, onboarding değerlendirme formları, eğitim sonrası geri bildirimler veya çıkış görüşmesi formları Cubicl üzerinden tek bir merkezde toplanabilir. Doldurulan tüm bilgiler ilgili görev altında otomatik olarak kayıtlı olur, böylece İK ekipleri sonuçları kolayca analiz edebilir ve aksiyon alabilir.

Entegrasyonlar ve Otomasyonlar

Cubicl’ın arkasındaki ekip Monkedo Kodsuz Otomasyon Platformu’nu da geliştirmektedir. Cubicl’ı kullandığınız diğer yazılımlar (e-posta, LinkedIn, muhasebe, Slack, Google Sheets vb.) ile entegre edebilir, otomasyonlar kurabilirsiniz. 400’den fazla uygulama entegrasyonu ve sürükle–bırak arayüz ile tekrar eden işlerden kurtulabilir, aday kaydı, evrak takibi, izin onayı gibi süreçleri tamamen otomatik hale getirebilirsiniz.